基建字〔2020〕26号

为规范建设工程档案管理，提高管理水平，根据《国家档案行业标准-建设项目档案管理规范》《工业和信息化部直属单位固定资产投资项目档案验收办法》《西安市城市建设档案管理条例》《西北工业大学基本建设项目档案管理办法》等，制定本规范。

第一章 总则

第一条本规范适用于基建处负责的学校新建、改扩建、维修工程目档案管理。本规范所指的建设工程档案是指学校新建、改扩建以及维修项目建设过程中，按照项目建设程序形成的，反映工程建设真实情况的文字、图表、声像等形式的工程文件。

第二条工程文件应与工程建设进度同步形成。建设工程档案要求真实准确、系统完整、规范及时。

第二章 建设工程档案的内容和要求

第三条建设工程文件包括前期资料、工程实体资料和竣工验收资料等。

前期资料指工程开工以前在立项、报建、工程采购、勘察、设计、以及工程准备过程中形成的文件资料。

工程实体资料指反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件资料，主要由施工文件（含签证、变更、认质认价单、材料确认单等）、竣工图和监理文件等组成。

竣工验收资料指项目竣工后试运行中以及竣工验收过程中形成的文件资料。

第四条档案应按照以下要求整理：

1.移交西安市城建档案馆的按照《西安市城市建设档案管理条例》《陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定和指南》及相关规定整理。

2.移交学校档案馆的按照《西北工业大学基本建设项目档案管理办法》及相关规定整理。

3.移交资料室的按照本规范规定整理（详见附件1、2）。

第五条建设工程文件要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备；需永久、长期保存的文件不宜用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰牢固；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第三章 建设工程档案的收集和移交

第六条职责分工

1.资料室负责建设工程资料立卷成册、统一管理。

2.项目组内资料管理人员根据项目进展，在监理例会、材料进场、阶段性验收等关键环节实行资料实时动态管理，确保资料形成及时、规范、完整。

3.项目组内前期综合科成员负责报建报验相关资料的收集和管理工作，及时移交资料室。

4.项目组内工程管理科成员负责工程实体资料的收集和管理工作，项目竣工后移交资料室。

5.项目组内合同管理科成员负责合同资料的收集和管理工作，项目竣工后移交资料室。

6.项目组内造价管理科成员负责招投标、结算资料的收集和管理工作，项目工程结算审计后移交资料室。

7.技术管理科负责项目设计图纸、答疑纪要、设计变更等设计成果文件的收集和管理工作，及时移交资料室。

第七条在项目施工阶段，项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；与建设单位有合同关系的分包单位应将形成的工程文件整理、立卷后及时移交建设单位。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件。

第八条建设工程档案应真实、准确和完整，经项目总监理工程师、项目组长签字确认后，由承包单位移交学校档案馆，并按照要求向资料室移交相关资料。

第九条工程监理资料应真实、准确和完整，由项目组长签字确认，经资料室备案后移交校档案馆。

第十条项目组应确保建设工程文件的形成、来源符合实际，签章手续完备；在工程地基与基础、主体、设备安装、竣工等关键验收环节中督促承包单位及时移交资料，并在竣工验收后协助资料室完成城建档案移交。

第四章 建设工程档案管理人员工作职责

第十一条资料管理人员工作职责

1.接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并办理交接登记手续。

2.分类、整理：及时对接收的资料按一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类、编目；用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

3.录入：对已经分类、整理后的资料要及时录入，装盒存架、妥善保管。

4.存放：存放时应按从上至下，从左到右顺序，以便于管理查阅。

5.移交档案：工程项目竣工后，应及时搜集、校核、整理竣工资料，按要求组卷、编目、装订成册，及时移交学校档案馆。

6.定期核查：定期对处内自存的工程资料进行检查、核对，对应交而未交的资料（特别是后期的竣工报告等资料）及时追回；对破损或载体变质的档案，及时进行修补、复制。

第十二条严格遵守保密制度及借阅规定，确保处内留存的工程资料安全，不擅自扩大利用范围。

第十三条为确保工程资料安全，资料室实行封闭式管理制度，专人负责。

第五章 建设工程资料的查阅与留存

第十四条因工作需要查阅工程资料的，应按照规定办理查阅手续，如需复印、扫描相关资料的，可在办理登记手续后复印、扫描。

第十五条因工作需要借出档案资料的，项目组需事先向资料管理员说明借出事由，预约借出时间并按照规定并办理资料借出登记手续，明确归还期限。逾期后确需继续留存借用档案资料的，可以登记办理延期（详见附件3）。

第六章 附则

第十六条本规范由基建处负责解释。

第十七条本规范经2020年9月9日基建处处务会讨论通过，自发布之日起施行。2020年1月16日公布的《建设项目档案管理规范》（基字〔2020〕04号）同时废止。